Kışın yapılacaklar: tekne turu işletmesi için sezon öncesi hazırlık listesi

Tekne turunda sezon hazırlığı iki işten oluşur: teknenin hazırlığı ve satışın hazırlığı. Bakımı herkes kışın yapar. Fiyat listesini, sanal POS başvurusunu, siteyi, fotoğrafları ve yorumları da kışın halletmezseniz, temmuzda bunlara vakit bulamazsınız. Aşağıda bu iki işi kasımdan nisana ay ay sıraladık.

Liste, tekneyi ekim sonunda karaya çeken ve mayısta ilk seferine çıkan günübirlik tur işletmeleri düşünülerek hazırlandı. Sezonunuz daha erken açılıyorsa ayları öne kaydırın; sıra aynı kalır. Yazının çoğunu, sezon ortasında yetiştiremeyeceğiniz satış işlerine ayırdık.

Kasım: geçen sezonu kapatın, elinizdekini toplayın

Sezon biter bitmez, hafızanız tazeyken geçen yılın dökümünü çıkarın. Defteriniz, WhatsApp yazışmalarınız ve banka hesap dökümünüz yeterli. Şu dört sorunun cevabını bir kâğıda yazın: hangi haftalar doluydu, hangi seferler yarım kalktı, kaç gün hava yüzünden iptal ettiniz, misafirleriniz en çok hangi ülkelerden geldi. Aralıkta fiyat koyarken elinizdeki en sağlam bilgi bu olacak.

Sonra fotoğrafları toplayın. Sizin, ekibinizin ve rehberinizin telefonundaki sezon fotoğraflarını tek bir klasöre atın ve en iyilerini ayırın: koyda demirli tekne, denize atlayan misafir, kurulmuş öğle sofrası, gün batımında dönüş. Bulutlu bir nisan gününde çekilen fotoğraf ağustostakinin yerini tutmaz; ağustos fotoğrafları da şu an telefonlarınızda duruyor. Yüzü net görünen misafirlerin fotoğraflarını sitede ya da Instagram'da kullanmadan önce kendilerine sorun.

Kasımın üçüncü işi yorumlardır. Yorum istemenin en doğru anı turun hemen sonrasıdır; o anı kaçırdıysanız sezon biter bitmez isteyin. Yaz boyunca telefonunuza kaydettiğiniz misafirlere kısa bir mesaj atın. Yabancı misafirlere İngilizcesini gönderin:

Merhaba Ayşe Hanım, ağustosta Kaş'ta teknemizde misafirimiz olmuştunuz. Bizi tercih ettiğiniz için teşekkür ederiz.
Turumuzu Google'da birkaç cümleyle anlatırsanız, gelecek yaz tur arayan misafirlere çok yardımcı olur: [Google yorum linkiniz]
İyi kışlar dileriz, Kaptan Mehmet ve ekibi

Hello Anna, you joined us on our boat in Kaş in August. Thank you for choosing us.
If you could describe your day in a few lines on Google, it would really help next summer's guests: [your Google review link]
Have a good winter, Captain Mehmet and the crew

Mesajda özellikle olumlu yorum istemeyin. Google'ın kuralları, işletmelerin müşterilerden özellikle olumlu yorum yazmalarını istemesini ve yorum karşılığında indirim, ücretsiz hizmet gibi bir teşvik sunmasını yasaklıyor. Bizim önerimiz, mesajı yalnızca memnun kaldığını bildiğiniz misafirlere değil, iletişim bilgisi elinizde olan herkese göndermeniz. Şubatta göndereceğiniz erken rezervasyon duyurusunu da bu mesajdan ayrı tutun.

Aralık: gelecek sezonun fiyatlarını ve kurallarını yazıya dökün

Kasımda çıkardığınız dökümün başına oturun. Ağustosta her gün dolan tekneniz için fiyatı biraz artırmayı göze alabilirsiniz. Haziranın ilk yarısında yarım kalkan seferler içinse indirimden çok, fiyata bir şey eklemek işe yarayabilir: otelden transfer ya da küçük çocuklara ücretsiz katılım gibi.

Erken rezervasyon indirimine de şimdi karar verin. Bizim önerimiz, indirimi dolması zor dönemlere uygulamanızdır. Sizin tekneniz ağustosta her gün doluyorsa, o haftalarda indirim verdiğinizde zaten tam fiyata gelecek misafire boşuna indirim yapmış olursunuz. Erken rezervasyonun asıl kazancı, kasanızın en boş olduğu mart ve nisan aylarında hesabınıza giren kapora ve mayısta hangi haftaların dolmaya başladığını önceden görmenizdir.

Aşağıdaki örnekteki rakamlar tamamen varsayımsaldır:

Örnek: 2027 sezonu, günlük tur, yetişkin kişi başı
1 Mayıs - 15 Haziran: 35 €
16 Haziran - 15 Eylül: 45 €
Erken rezervasyon: 30 Nisan'a kadar yapılan mayıs ve haziran rezervasyonlarında kişi başı 5 € indirim
Kapora: %25, kalanı tur günü teknede

30 Nisan'dan önce, haziran başı için rezervasyon yapan 4 kişilik aile: 4 × 30 € = 120 €
Rezervasyon sırasında alınan kapora: 30 €, tur günü alınacak: 90 €

Fiyatı euro ile mi TL ile mi göstereceğinizi ve tahsil edeceğinizi, kartla gelecek satışların faturasının nasıl kesileceğini de bu ay mali müşavirinizle konuşun.

Fiyatla birlikte kuralları da yazın: kaporanın ne zaman iade edildiği, hava yüzünden iptal edilen seferde ne olacağı, gelmeyen misafire ne yapılacağı. Misafir ödemeden önce bu metni görürse, sonradan çıkacak tartışmaların çoğu baştan önlenir. Örnek bir iptal ve hava koşulu metnini rezervasyon sistemi seçimi yazımızda bulabilirsiniz. Kendi metninizin yasal çerçevesini mali müşavirinizle ya da bir hukukçuyla teyit edin.

Ocak: sanal POS başvurusunu ve web sitesini başlatın

Bu iki işi ocakta başlatın, çünkü ikisinin de takvimi sizin elinizde değil. Sanal POS başvurunuzu bankanız değerlendirir ve süre bankadan bankaya değişir. Her eksik evrak ve bankanın her ek sorusu bu süreyi uzatır. Hangi belgeleri istediklerini şubenize baştan sorun; mart sonunda başvurup mayıs başına yetişmesini ummak sezonun ilk haftalarını riske atar.

Bazı bankalar başvuruda satış yapacağınız sitenin adresini ve sitede yayınlanacak koşulları da sorabilir. Sizin bankanız da bunu soruyorsa site, POS onayını beklemeden başlamalı; iki iş birbirini bekler hâle gelmemeli.

Web sitesinde en çok zaman alan iş, sanıldığı gibi tasarım değil içeriktir. Kasımda ve aralıkta hazırladıklarınız burada işinize yarar. Siteyi yapacak kişiye ya da firmaya göndermek üzere şu listeyi hazırlayın:

Her tur için: kısa açıklama, kalkış yeri ve saati, süre, rota, fiyata dahil olanlar
Fiyat listesi, yaş grupları ve kapora oranı
İptal, iade ve hava koşulu metni
Tur başına 8-10 iyi fotoğraf
Satış yapacağınız diller: İngilizce, Rusça, Almanca...
Teknenin kapasitesi ve sefer saatleri

Lostromo'da kurulumu ve içerik girişini biz yapıyoruz; POS onayınız çıktığında entegrasyonu da biz yapıyoruz. Ama bu listeyi sizden almadan kimse işi bitiremez. Komisyon ödemeden kendi sitenizden satmanın artısını eksisini ise bu yazıda anlattık.

Şubat: tekne, belgeler, ekip ve erken rezervasyon duyurusu

Bakımın ayrıntısı ustanızın işi, sıralaması sizin. Karina temizliği ve boya, ahşapta çürüyen yerlerin yenilenmesi, motor, şaft ve pervane kontrolü, elektrik tesisatı ve pompalar ilk akla gelenlerdir. Can yeleklerinin, yangın tüplerinin ve işaret fişeklerinin son kullanma, dolum ve servis tarihlerine de bakın. Çekek yerinde ya da tersanede yer ayırtmanız gerekiyorsa bunu erken yapın; bahar yaklaştıkça çoğu yerde herkes aynı ustayı arar.

Belgeler için kendinize tek sayfalık bir liste çıkarın: teknenin denize elverişlilik belgesi, sigorta poliçeleri, mürettebatın gemi adamı belgeleri ve işletmenizin diğer izinleri. Her birinin yanına bitiş tarihini yazın. Hangi belgenin ne zaman ve nasıl yenileneceği teknenizin türüne ve bölgenize göre değişebilir. Emin olmadığınız her kalemi liman başkanlığınıza, sigortacınıza ya da mali müşavirinize şimdi sorun; sezon yaklaştıkça bu kapılarda iş yoğunlaşır.

Ekibi konuşmak için şubat erken değil. Geçen yıl çalışan tayfanızı ve aşçınızı arayın, gelip gelmeyeceklerini öğrenin, ücreti şimdiden konuşun. Size misafir gönderen otellerin resepsiyonlarıyla ve acentelerle anlaşmalarınızı da bu ay yenileyin; yeni fiyatlarınızı onlara mayısta değil, şimdi verin.

Şubatın satış işi, erken rezervasyon duyurusudur. Geçen yazın misafirlerine bu kez ayrı bir mesaj gönderin ve aynı duyuruyu Instagram'da paylaşın:

Merhaba, geçen yaz Kaş'ta teknemizle tura çıkmıştınız. 2027 sezonunda ilk seferimiz 1 Mayıs'ta.
30 Nisan'a kadar yapılan mayıs ve haziran rezervasyonlarında kişi başı 5 € indirim uyguluyoruz.
Boş günleri görmek ve yerinizi ayırmak için: [site linkiniz]
Bu tür mesajlar almak istemezseniz "HAYIR" yazmanız yeterli.

Hello, you joined our boat trip in Kaş last summer. Our 2027 season starts on 1 May.
Book by 30 April for any day in May or June and get €5 off per person.
See free dates and book here: [your site link]
Reply "NO" if you'd rather not get messages like this.

Bu bir indirim duyurusu olduğu için, Türk hukukunda ticari elektronik ileti sayılabilir. 6563 sayılı Kanun, bu tür iletilerin alıcının önceden onayıyla gönderilebileceğini ve alıcının iletileri her zaman reddedebileceğini söylüyor. Elinizdeki numaralara ve e-postalara toplu duyuru göndermeden önce bunu mali müşavirinizle ya da bir hukukçuyla konuşun. Gelecek sezon için en temiz yol, rezervasyon sırasında misafire kampanya mesajı almak isteyip istemediğini sormaktır.

Siteniz henüz hazır değilse linkin yerine WhatsApp numaranızı yazın ve kaporayı havaleyle alın. Bu rezervasyonları siteniz açıldığında takvime işlemeyi unutmayın; yoksa aynı sefere iki ayrı yerden kapasiteden fazla yolcu yazılır.

Mart ve nisan: deneyin, düzeltin, açın

Siteniz ve ödemeniz hazırsa, sezon açılmadan kendiniz bir rezervasyon yapın. Telefonunuzdan, mobil internetle, müşterinin göreceği her ekranı sırayla geçin. Mümkünse yurt dışında oturan bir tanıdığınızdan kendi kartıyla küçük bir ödeme denemesi yapmasını isteyin, ardından iade edin. Onay mesajının misafirin dilinde geldiğini, fiyatların ve tarihlerin doğru göründüğünü kontrol edin.

Ardından misafirin sizi bulduğu yerleri güncelleyin:

• Google İşletme Profili'nde sezon tarihleri, çalışma saatleri, yeni fotoğraflar ve rezervasyon linki
• Instagram profilinizde rezervasyon sayfasına giden link
• Aracı sitelerdeki ilanlarınızda yeni sezonun fiyatları ve tarihleri; aynı seferi oradan ve kendi kanallarınızdan satıyorsanız, kapasiteyi nasıl paylaştıracağınız
• WhatsApp Business'ta fiyat soran misafire göndereceğiniz hazır yanıt

Hazır yanıt kısa olsun ve misafiri doğrudan rezervasyon sayfasına götürsün:

Merhaba, ilginiz için teşekkürler. Günlük turumuz her gün 10:00'da Kaş limanından kalkıyor, 18:00 civarında dönüyor.
Güncel fiyatları ve boş günleri görüp yerinizi hemen ayırabilirsiniz: [link]
Başka bir sorunuz olursa buradan yazabilirsiniz.

Hello, thanks for your message. Our day trip leaves Kaş harbour at 10:00 every day and is back around 18:00.
You can see prices and free dates and book your place here: [link]
Any other questions, just write here.

Son olarak meltemli sabahı şimdiden konuşun. Rüzgâr çıktığında seferi iptal etme kararını kim verecek, misafirlere kim, hangi mesajla haber verecek, kaporayı kim iade edecek? Bunu temmuza bırakırsanız, en yoğun günde kimin ne yapacağını tartışırsınız.

Bu kış yalnızca üç şey yapacaksanız

Vaktiniz azsa şu üçünü yapın:

1. Sanal POS başvurusunu ocakta yapın. Diğer her şeyi hızlandırabilirsiniz, bankanın takvimini hızlandıramazsınız.
2. Fiyat listenizi ve iptal koşullarınızı yazıya dökün. Hem siteniz hem WhatsApp yanıtlarınız bu iki metne dayanacak.
3. Geçen sezonun misafirlerinden yorum isteyin. Bir yaz boyunca biriken memnun misafir, ancak siz isterseniz Google'da görünür.

Kendi sitesinden satışa geçen bir işletmenin ilk ayını merak ediyorsanız, Kaş'tan Kaptan Ergun'un hikâyesini okuyabilirsiniz; ilk ayda sıfırdan 124 onaylı online rezervasyon geldi.

Sıkça sorulan sorular

Sezon dışında rezervasyon almak mümkün mü?

Evet. Siteniz ve ödemeniz açıksa misafir kışın da gelecek yazın turunu ayırtabilir; tatilini aylar önceden planlayan aileler bunu sever. Satışı açmadan önce sezon tarihlerinizi, fiyatlarınızı ve hava kaynaklı iptal koşulunuzu kesinleştirin. Aylar sonraki bir tura alınan kaporada neyin iade edileceği baştan yazılı olmalı.

Erken rezervasyon indirimi ne zaman başlamalı?

Fiyatlarınız ve iptal koşullarınız kesinleştiği anda başlayabilir. Başlangıçtan önemlisi bitiş tarihidir: net bir son gün koyun ve duyuruda yazın. İndirimi yüzde yerine kişi başı yuvarlak bir tutar olarak vermek de misafirin hesabını kolaylaştırır; "kişi başı 5 € indirim" herkesin hemen anladığı bir cümledir.

Kışın web sitesine ne kadar zaman ayırmak gerekir?

Sitenin yapım süresi, onu yapan kişiye ya da firmaya ve tur sayınıza göre değişir; baştan yazılı bir takvim isteyin. Sizin payınıza düşen asıl iş içeriktir. Tur açıklamalarını, fiyatları, koşulları ve fotoğrafları kasım ve aralıkta parça parça hazırlarsanız, ocakta eksiksiz bir dosya teslim edersiniz. Her şey martta bir kerede hazırlanınca süre uzar, hata artar.

Aracı sitelerdeki ilanlarımı kapatmalı mıyım?

Kapatmanız gerekmez. Kendi siteniz açıldıktan sonra da aracı siteler, adınızı hiç duymamış turisti size getirmeye devam eder. Kışın yapmanız gereken, oradaki fiyatlarınızı ve tarihlerinizi yeni sezona göre güncellemek ve aynı seferin koltuklarını iki yerde birden satmamak için kapasiteyi nasıl bölüşeceğinize karar vermektir.